در هر المپياد قبل از اينکه دانشاموزان امتحان بدهند سرپرست تيمها سؤالها را بررسي كرده و نظرات اصلاحي لازم خودشان را براي هر مسأله بيان ميکنند.
آنها سؤالها را براي دانشاموزاني ترجمه ميکنند که به پنج زبان رسمي المپياد (انگليسي، فرانسوي، روسيهاي، آلماني و اسپانيولي) تسلط ندارند؛ البته بدون هيچگونه توضيح اضافي در ترجمه. همچنين آنها بايد مصلحت دانشاموزان خودشان را در نظر بگيرند.
جلسهي بحث و بررسي در سي و هشتمين المپياد جهاني فيزيک در روز 23 تير (14 ژولاي) در «مرکز تربيت معلم» برگزار شد. تالار بزرگ به کامپيوترهايي با سرورهاي اختصاصي براي رأيگيري، دانلود و بررسي سؤالها براي تمام سرپرستهاي تيمها مجهز شده بود.
جلسه رأس ساعت 5/3 بعدازظهر شروع شد و اعضاي کميتهي علمي، سؤالها را يکييکي بررسي کردند.
با وجود اين که اضطرابهاي اوليهاي وجود داشت طراحان سيستم يعني آقايان: «حسام آرماندهي»، «رضا محمدي»، «سروش رادپور» و چند دانشجوي تيزهوش از دانشگاه صنعتي شريف و دانشگاه تهران براي آرام کردن جو آماده بودند و خوشبختانه همهچيز بهآرامي پيش رفت.
بحث و گفتگو حدود ساعت 12 شب بهپايان رسيد و بعد ترجمه آغاز شد.
کار سرپرستهاي ايراني نسبتاً زودتر بهپايان رسيد چون در المپياد 1386 (2007 ميلادي) سؤالها از قبل بهزبان فارسي آماده شده بود.
طي آخرين گزارش، سرپرستان تيمهاي نپال، هند، پاكستان، مالزي و هنگكنگ كار ترجمه را بهاتمام رساندند. قبل از آنان سرپرستان ژاپن و ويتنام - كه البته با مشكلات بزرگي مواجه بودند زيرا بايد از رعايت مصلحت دانشاموزاناشان بايد مطمئن ميشدند.
بههر حال، آخرين ترجمه ساعت 5/6 صبح بهپايان رسيد که مربوط به تيم مغولستان بود.